Делопроизводство: у «страха глаза велики»

Деловые письма нужно писать грамотно.

Ирина Юрьева, бизнес-тренер, автор тренинга «Секреты успешной mail-переписки в бизнесе», частный консультант.

Деловая переписка

— Что такое делопроизводство? Это такой страшный зверь, который существует только для письменных/печатных документов — расхожее заблуждение в современном мире. Да, бизнес давно ведет дела с помощью mail-а, в связи с чем стандарты делового письма окрестили бюрократией и закинули на дальнюю полку. Но всего каких-то 20 лет назад деловые письма были бумажными, считались официальными документами и создавались по правилам документирования. Важно понимать, что за эти 20 лет психология восприятия текста не изменилась! Чтобы быть правильно понятым, убедительным, корректным, считаться профессионалом и иметь безупречный имидж в деловом сообществе, нужно уметь правильно писать деловые письма, соблюдать принципы оформления документа и знать секреты письменного ведения переговоров.

Деловая переписка как кулинария: кухни полны новомодных дивайсов, упростивших многие процессы, но чтобы вкусно готовить, по-прежнему нужно уметь правильно сочетать, взвешивать и перемешивать ингредиенты.

На Вы или на вы?

Вопрос-лидер на каждом моем тренинге:)) Вспоминайте, как нас учили в школе? «Вы — это личное местоимение. Все местоимения пишутся с маленькой буквы». Но какое-то время назад было решено, что обращаясь к адресату на «Вы» надо проявлять уважение и писать местоимение с большой буквы. Лично мне непонятно, почему, если обращаешься к человеку на «вы», нужно проявлять уважением, а если на «ты», то можно и не уважать, ну мы же не пишем «ты» с большой буквы. Несостыковочка, однако. Вот жаль, что мое мнение общественность не спрашивала 🙂 И под ее давлением (общественности в смысле) , нормы русского языка изменились. И сегодня считается правильным писать «Вы» с большой буквы, если речь идет об одном человеке, и с маленькой, если о нескольких.

Скрытая копия

Меня часто спрашивают на тренингах: когда можно использовать в переписке поле «скрытая копия»? Так вот мои позиция и опыт таковы: есть только один случай, когда это можно сделать — вы стали участником переписки, в которой обсуждаются противоправные действия относительно законодательства РФ или компании, в частности. Тогда вы можете поставить в «скрытую копию» руководство компании или службу безопасности, чтобы предупредить возможное преступление, например утечку финансовой информации.

Во всех других случаях не стоит пользоваться скрытой копией, т.к. все участники любой другой переписки в праве знать, с кем они обсуждают тот или иной вопрос. Иногда мне говорят: я хочу сделать рассылку предложения своим клиентам, мне важно, чтобы не «утекли» контакты, и поэтому я использую «скрытую копию». Это, конечно, логично. Но лично я категорически против массовых рассылок в принципе. Каждое ваше письмо, каждое предложение должно быть адресным! Поверьте, любой получатель с легкостью определит, что письмо массовое, даже если в графе «кому» указан только его адрес. А если клиент понимает, что к нему нет индивидуального подхода, вряд ли ваше предложение покажется ему сильно заманчивым. Кроме того, любое письмо требует приветствия. Какое приветствие можно написать в массовой рассылке? Безликое «Добрый день»? Создается ощущение, что вы забыли имя адресата. Люди не прощают невнимания к себе, письма без имени улетают в корзину.

Но это, повторюсь, моя позиция, мой 12-летний опыт. Никаких официальных регламентов в данном вопросе не существует.

ТЫ или ВЫ

В современном мире не так много языков, где есть четкое различие между ТЫ И ВЫ, и хотя на первый взгляд все просто, эти обращения вызывают массу вопросов.

Давайте поговорим о нормах в деловом сообществе, они будут одинаковыми как для переписки, так и для устного общения. Можно сказать, что есть одно общее правило, если у вас нет с деловым собеседником неформальных отношений, то обращаться к нему стоит только на Вы, независимо от возраста, социального статуса и продолжительности общения.

Меня часто спрашивают, а когда же все же можно перейти «на ты», где же та грань, после которой уже можно упростить отношения?

Моя позиция такова: если вы «пришли в чужой дом» — устроились на новую работу, написали или позвонили новому клиенту, предложили партнерство первым — то ждите сигнала, не будьте инициатором. Может получится так, что вы поторопитесь сблизить отношения, и это сыграет против вас. Если же пришли к вам — в коллектив, с деловым предложением, на конференцию и т.д. — то огласите свои правила обращений.

Важный момент именно для делового письма — если вы пишите клиенту новое деловое предложение, то даже если ваши отношения давно неформальные, обращайтесь на Вы и составьте максимально выдержанный текст, т.к. ваше письмо может попасть на стол к руководителю для согласования.

Пишите горячо, друзья! Я научу!

Фото: баз- pixabay.com, автор- monacc,  др- из личных архивов