Как грамотно организовать событие

Специалистам, которые развивают проекты, связанные с событиями, предлагают объединиться в сообщество

На новосибирский маркетинговый рынок выходит новое направление в сфере профессиональных мероприятий для HR-специалистов, маркетологов, владельцев бизнеса, а также для тех, кто связан с организацией и проведением событий, и хотел бы набраться знаний и опыта. Это обучающий проект-workshop EVENTOЛОГИЯ.

 

— Каждый, кто организовывает мероприятия, сталкивается с целой чередой проблем, при работе с различными подрядчиками. Кто-то постоянно срывает сроки, кто-то пропадает в последний момент, — рассказала Infopro54 инициатор и спикер проекта EVENTOЛОГИЯ, генеральный директор агентства особых событий «Arlekino» Наталья Павлова. — При подготовке нашего первого workshop мы собрали компетентных спикеров, чтобы помочь специалистам больше не сталкиваться с такими проблемами, узнать, как правильно контролировать и мотивировать партнеров и подрядчиков, корректно доносить собственные потребности и цели. Всё это поможет создавать действительно эффективные мероприятия!

В проекте приняли участие около десятка организаций партнёров и ряд спикеров. Диджей и ведущий эфира танцевальной радиостанции Радио Record Семён Михайленко поделился секретом грамотного технического оснащения праздника. Коммерческий директор продюсерского центра «Рекламанск» Алёна Логачёва рассказала, как правильно освещать мероприятия, которые проводятся в компании и как впечатлить партнёров и клиентов презентационным видеороликом. Менеджер по организации мероприятий сети отелей «AZIMUT Отель Сибирь» Елена Помазкина представила основные правила и принципы составления банкетного меню, а также пояснила, что нужно знать о банкетном обслуживании и как избежать всевозможных форс-мажорных ситуаций. Пожалуй, самое необычное выступление, вызвавшее наиболее бурную реакцию участников воркшопа, получилось у креативного директора Food Art Production Олеси Мухаметовой. Ей удалось стильно и ярко рассказать о модных трендах 2016 года: Pop Up ужине, стилизованном фуршете и молекулярной кухне. Завершила программу воркшопа организатор проекта Наталия Павлова темой «Взаимодействие с подрядчиками на площадке при подготовке к мероприятию».

— Запуская этот проект мы хотели собрать сообщество организаторов различных событий, показать свою компетентность и предложить новые форматы взаимовыгодного сотрудничества, — отметил pr-менеджер проекта EVENTOЛОГИЯ Дмитрий Токарев.

По словам руководителя компании «Ай-диво» Ольги Старостиной, воркшопу не хватило практических заданий: — Мне, как и другим участникам, было бы интересно поработать в группах, мозговым штурмом, в более интенсивном режиме. Ожидания были такими, — поделилась впечатлениями с корреспондентом Инфопро54 Ольга Старостина. — Думаю, спрос на такие воркшопы есть. Ожидания от этих мероприятий такие, что я приду и в сконцентрированном виде получу ответы на свои вопросы, и мне не нужно будет тратить много часов и дней, чтобы их отыскать самостоятельно. Совершенству нет предела, желаю организаторам успехов в подготовке и наполнении программы следующих мероприятий!

По мнению представителя агентства бренд-коммуникаций «Завод» Хельги Пироговой, любая информация об организации событий полезна для структурирования собственного опыта.

— Для меня самым ценным было увидеть людей, которые профессионально занимаются тем же, что и я, это своего рода поддержка, что делаешь всё правильно, смотришь, что ещё можно сделать для улучшения работы, — подчеркнула Хельга Пирогова. — Интересно было узнать, как правильно работать с подрядчиками, чтобы обезопасить себя от всевозможных некрасивых ситуаций.

Workshop EVENTОЛОГИЯ планируется проводить один раз в квартал; один раз месяц — проведение в режиме вебинаров, так же, в группе Вконтакте будут выкладывать информацию не только о проведении workshop’a, но и советы, статьи о том, как эффективно создавать события своими руками.

— Я за здоровую конкуренцию на рынке, считаю, что она должна быть во всём, только тогда у нас будет повышаться уровень сервиса, качество продуктов и отношений, —заявила Наталья Павлова. — Мы не открываем Америку. Мы лишь готовы делиться информацией, основанной на личном опыте, а вы смотрите сами подходят именно вам наши истории как источник для решения ваших задач или нет.

Мнение эксперта:

По информации руководителя пресс-службы HeadHunter по Сибири Еланы Таращук, в последнее время вакансии для event-специалистов встречаются не часто, поскольку организацией мероприятия в компании зачастую занимается или маркетолог/ специалист по рекламе, или специалист отдела управления персоналом.

— Специалисты по организации событий требуются чаще всего именно в агентства. Главное требование, которое предъявляют компании — это наличие опыта и умение работать в режиме многозадачности. Что, в принципе, не удивительно, —- подчеркивает Елана Таращук.

При этом практически в каждой компании периодически требуется организовать бизнес-мероприятие, подготовить банкет, провести корпоративный праздник, поработать над тимбилдингом, — нередко за дело приходится браться непрофессионалу в этом направлении. Уберечь от возможных ошибок, сэкономить время и деньги может помочь грамотно собранная и интересно поданная информация о тонкостях подготовки любого события.

По данным 2ГИС, в рубрике «организация мероприятий» в Новосибирске индексируются 85 организаций. (по данным 2ГИС по запросу «организация мероприятий» около 460 организаций)

Фото предоставлены Агентством особых событий «Арлекино» 

Мария Апосова