Тогда эта статья для вас. Здесь мы собрали 7 проверенных практикой рекомендаций по организации эффективных совещаний.

Руководители подразделений участвуют в совещаниях и рабочих группах минимум раз в неделю, чаще же им приходится решать рабочие вопросы с коллегами от 3 до 5 раз. Зная, как дорого стоит час работы топ-менеджера, становится понятным, что неэффективные совещания представляют собой неоправданную трату денег предприятия. Попробуйте соблюдать нижеследующие правила, и вы увидите, что ситуация изменится.

1. Перед любым совещанием ответственный за его организацию должен разослать всем участникам повестку собрания. Если предполагается выступление кого-либо из участников по любому из пунктов, это также следует отразить в регламенте. Таким образом, человек сможет заранее подготовить необходимую информацию и качественно донести её до присутствующих.

Экономия времени в этом случае достигает 15 минут и более. Если считать, что в совещании обычно участвует 8-12 топ-менеджеров со средней часовой зарплатой в 2000 рублей, фирме уже на этом этапе удастся сберечь около 5 тысяч рублей.

 

2. Если предполагается обсуждение новой темы, незнакомой участникам, отправьте каждому из них необходимые материалы для предварительного изучения. Только в этом случае можно ожидать разговора по существу вопроса.

Экономия составит во временном исчислении от 30 минут, в стоимостном — от 10 тысяч рублей.

 

3. Отведите на каждое выступление лимит времени и жестко контролируйте его соблюдение. Если раньше у вас это не было принято, то поначалу готовьтесь к сопротивлению. Здесь важно не отступать от заданных рамок, и постепенно участники научатся самостоятельно отслеживать время своего выступления. Если лимит выделяется на выступления, изначально заданные повесткой совещания, то он должен быть известен участникам заранее. Позаботьтесь о том, чтобы эта информация содержалась в письме.

Экономия времени — 10-20 минут на каждом выступающем. При коллективных обсуждениях это позволит сохранить около 7 тысяч рублей.

 

4. Не позволяйте участникам совещания уходить от темы. Даже если речь идёт о чём-то действительно важном, но не связанном с повесткой дня, твёрдо пресекайте дискуссию. Выделите для обсуждения этого вопроса другое время. Вполне вероятно, что и состав участников встречи будет иным.

Экономия может превысить 40 минут или 13 тысяч рублей.

 

5. Требуйте конструктива. Например, поиски виновного при разборе рабочих неудач — не самый подходящий путь устранения проблемы. К тому же это всегда влечет за собой переход на личности и мешает дальнейшему сотрудничеству. Чтобы разобраться в конфликте, достаточно остаться после совещания с его непосредственными участниками, не вовлекая в разбирательства всех присутствующих.

Такое ограничение даст выигрыш в 15-20 минут, а это 5-7 тысяч рублей.

 

6. Пусть секретарь фиксирует принятые решения. Когда совещание завершится, отправьте протокол всем участникам. При следующей рабочей встрече по этой теме такой протокол позволит присутствующим быстро погрузиться в тему, вспомнить важные нюансы и достигнутые соглашения.

Это сэкономит до 15 минут или 5000 рублей.

 

7. Если в вашей компании практикуются опоздания на совещание, то пора с ними бороться. Нетрудно посчитать, сколько времени крадёт опоздавший у участников и сколько денег он отбирает у компании. Введите штрафы за опоздания, исходя из этих расчётов.

Около 10 минут опоздания обойдутся виновнику в 3000 рублей.

 Мало того, что эти правила позволят вам сэкономить время и деньги. Они ещё и станут хорошим тренингом для менеджеров. Постепенно ваши совещания изменятся. Вы удивитесь, насколько быстрее станут решаться рабочие вопросы и как четко участники будут формулировать свои мысли. Роль руководителя в совещании является самой сложной, так как ему приходится не только вникать в суть обсуждения, но и контролировать течение самого совещательного процесса. Будет целесообразным часть функций контроля передать кому-то другому. Например, следить за регламентом вполне может секретарь. Он же ведёт протокол совещания.

Фото StartupStockPhotos