Лучше всех управленческим учетом владеют таксисты и ритейлеры

На июньском заседании «Клуба Директоров» эксперты обсудили нюансы и результаты использования управленческой отчетности.

Когда начинать?

По мнению директора по аудиту, руководителя офиса PricewaterhouseCoopers Audit, Новосибирск Юрия Муравлева, на старте бизнеса управленческая отчетность предпринимателям часто недоступна — у них нет ни времени, ни информации, ни ресурсов для ее консолидации. Поэтому для анализа на этом этапе чаще всего используется бухгалтерская и налоговая отчетность.

— Стартапам полноценный управленческий учет (УУ) бывает вреден, так как собственник все делает сам: ищет клиентов, нанимает людей, производит продукт и даже иногда убирает в офисе. Здесь можно обойтись простой таблицей в Excel, — соглашается генеральный директор ООО ЦБР «ИнфоСофт» Михаил Пясковский. — Когда компания входит в стадию рассвета — УУ становится насущной необходимостью, и те компании, кто его у себя внедрил, достигают успеха. На следующем этапе — заката — наступает другой перегиб: появляется слишком много цифр, графиков, отчетности. Но к бизнесу это имеет уже очень мало отношения.

— На мой взгляд, как собственника и эксперта в области управления, без цифр бизнесом можно управлять очень короткое время — пока он малый, но потом нужно утверждать планы, формировать стратегию, и здесь без управленческого учета (УУ) не обойтись, — комментирует генеральный директор и совладелец Сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ» Марина Гуляева.

В средних и крупных компаниях топ-менеджмент часто использует управленческую отчетность для ежедневного контроля и планирования.

Юрий Муравлев также отмечает, что чем больше растет бизнес, тем больше должна быть вовлеченность собственника в финансовые вопросы.

Кто флагманы?

В управленческой отчетности есть отраслевая специфика. Например, компании, работающие с госсектором, должны учитывать макроэкономические и политические риски. В розничной торговле — делать акцент на ежедневных операциях, сезонности.

— Чем выше в отрасли уровень конкуренции, тем острее перед компанией встанет вопрос экономии средств, тем охотнее она использует в своей деятельности управленческий учет, — комментирует бизнес-тренер, владелец ООО «Рыбий мех» Александр Васенев. — На мой взгляд, лучше всего он развит у таксистов. Они точно знают, как можно сэкономить каждую копейку.

Марина Гуляева считает, что самые продвинутые в УУ — компании розничной торговли, так как они работают на самом конкурентном рынке, с минимальной рентабельностью и изыскивают любые возможности для получения прибыли.

— У одного из наших клиентов-ритейлеров было 70 магазинов, а сейчас более 200, и они добились классного эффекта, в том числе за счет УУ. Ранее они формировали эту отчетность к пятнадцатому числу каждого месяца, что не устраивало собственника. Сейчас предварительный отчет составляется первого числа каждого месяца, следующего за отчетным, и отклонение от основного отчета у него составляет не более 5%. Это дает собственнику более оперативные данные, позволяющие принимать решения, — поясняет Гуляева.

Директор по развитию ООО УК «БФК» Вероника Рассказова поделилась опытом внедрения управленческого учета в компании.

— У нас строительный бизнес с длинными проектами, которые часто стартуют на одних условиях, а заканчиваются на других. Управленческий учет позволил нам вылавливать изменения сразу после их появления, оперативно принимать меры по корректировке планов, чтобы получить нужный результат. Раньше мы бы просто оказались перед фактом, который просто уже не смогли бы изменить, — говорит она.

Юрий Муравлев соглашается, что в строительстве бухгалтерский баланс не отражает реальную картину баланса доходов и расходов, поэтому для компаний данного сегмента внедрение УУ особенно актуально.

— Правила учета становятся все сложнее, внедряются международные стандарты, поэтому бухучет все дальше удаляется от реальности. Сегодня самый одиозный учет — в банках и стройке, и для них УУ необходим в первую очередь, — уверен эксперт.

Сколько потратить?

Переход на управленческую отчетность — дело недешевое, предупреждает Юрий Муравлев. Кроме того, здесь обязательно нужно включать здравый смысл.

— Если вы работаете один и все знаете о своем бизнесе, то эта система не нужна. В нее необходимо инвестировать, когда вы понимаете, что будет отдача, — говорит он. — На мой взгляд, 5% от ожидаемого эффекта — это нормальная цена, которую платит собственник. Плюс нужно будет заложить деньги на зарплату сотруднику, оплачивать лицензионные программы, а они могут стоить достаточно дорого.

Марина Гуляева приводит пример из практики своих проектов в российских компаниях. Обычно затраты на внедрение управленческого учета (постановка и автоматизация) — 0,5-1% от годовой выручки компании (в зависимости от ее масштабов). Кроме того, потом необходимы расходы на ведение учета. Эксперт настоятельно советует пригласить для этого компетентного экономиста.

— Главное — понять, что это не затраты, а инвестиции в ваш бизнес, которые дадут эффект, — говорит Гуляева.

По оценкам Михаила Пясковского, объем инвестиций в УУ зависит от стадии развития компании. В среднем стоит рассчитывать на затраты в размере 100-150 тысяч рублей на одно рабочее место и умножить на количество людей, которые будут задействованы в автоматизации. Максимальная цена, которую платил один из клиентов компании за внедрение УУ, составляла 250 тысяч рублей за одно рабочее место.

Александр Васенев вспоминает случай из своей практики, когда внедрение управленческого учета окупилось практически моментально — за счет снижения воровства.

Нюансы внедрения

Марина Гуляева предупреждает: при введении управленческого учета крайне важно интегрировать все виды отчетов внутри компании на уровне автоматизации. То есть если вы хотите вести оперативную аналитику по определенному ряду показателей, то и бухгалтерия должна вести учет в разрезе этих данных. Кроме того, нужно провести работу со всеми подразделениями компании.

— Важно, чтобы в бухгалтерии оперативно появлялись первичные документы. Это вопрос корпоративной культуры и дисциплины, выстроенной внутри компании, — говорит эксперт.

Михаил Пясковский рекомендует обязать вносить первичные документы по всем видам учета в единую систему тех людей, которые выполняют конкретную операцию. Он отмечает, что в некоторых компаниях корректность ввода этой информации «вшивается» в зарплату. При автоматизации процесса первое время без этой «волшебной таблетки» часто обойтись сложно.

Главный бухгалтер, ОАО «Компания «Сухой», филиал «НАЗ им. В.П. Чкалова» Светлана Маматова рассказывает, что ранее на их предприятии каждая служба вела свой учет, и на их сверку внутри предприятия уходило очень много времени. После выстраивания единой системы ситуация изменилась: информацию в нее заносят менеджеры, а бухгалтер выступает в роли оператора. Александр Васенев добавляет, что во многих компаниях эти изменения становятся настоящим культурологическим шоком.

— Наша практика показывает, что пользователи привыкают к мысли, что «придет бухгалтерия, во всем разберется и все поставит на места», поэтому не горит желанием переучиваться. Здесь очень важным критерием является воля собственника, — говорит он.

Финансовый директор ООО «ГЛОС» Нина Головина говорит еще об одном любопытном нюансе, завязанном на ожидания результата от внедрения управленческого учета.

— Много зависит от того, что считать результатом его внедрения. Я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда руководитель просто не использует полученные в УУ данные. Почему? А они ему не нравятся, он считает, что это неправда, цифры портят ему настроение — и поэтому он не принимает решения на их основании, — говорит Головина.

Эксперты с сожалением констатируют, что большая часть лидеров бизнеса не имеет образования в сфере финансов.

— Многим директорам компаний непонятно, чем отличаются разные виды отчетности, но тем не менее они строят бизнес. Если начать их учить составлять отчетности, то не всегда в конце получится хороший результат, поэтому мне смешно, когда люди, не имеющие собственного бизнеса, начинают учить тех, кто его построил, — говорит Светлана Маматова. — Наверное, бизнес строится не от уровня знаний. Если они нужны, то ты просто нанимаешь нужного специалиста. И здесь главное — сформулировать перед ним задачи.

— Ключевая задача управленческого учета (УУ) — ориентация на перспективы развития компании. В него должны быть интегрированы все прочие отчеты, должны отражаться ключевые показатели эффективности компании, связанные со стратегией, то есть управленческая отчетность заменяет разрозненные источники информации консолидированной системой. На выходе это дает собственнику возможность получить непротиворечивые данные и понять, где находится компания с точки зрения ее глобальной стратегии, — соглашается Юрий Муравлев.

Он также уверен: для того, чтобы внедрять управленческую отчетность, необходимо сформулировать стратегию развития компании, количественные показатели, которые ее оцифровывают, факторы эффективности, позволяющие оценить исполнение стратегии.

— Самое сложное в управленческой отчетности — выбрать то, что компании реально нужно, и отмести то, что не нужно. Директор должен понимать, как достичь желаемого и с помощью чего, — поясняет он. — Управленческий учет, прежде всего, важен для собственников, для людей, которые формируют стратегию и смотрят, как компания ей следует. Они должны быть вовлечены в этот процесс. Если этого не происходит, то и деньги на его внедрение тратить не зачем. Или собственник в компании сменится.

Марина Гуляева предупреждает, что для анализа в управленческой отчетности должны использоваться оперативные и достоверные данные.

— Основная цель УУ — обеспечить руководителя информацией, которая может подкрепить его интуитивные решения. Отчетность должна быть оперативной, а не через месяц, чем грешит бухгалтерский учет, — говорит Гуляева.

Что дает?

По словам Марины Гуляевой, разным уровням управления УУ нужен для разных целей. Владельцам он позволяет понимать, как их бизнес соотносится с бизнесом конкурентов, объективно оценивать показатели прибыли и денежного потока, а также работу гендиректора. Гендиректору он дает возможность понимать стоимость принятых управленческих решений, к какой прибыли они приведут.

Гуляева добавляет, что для компании есть три минимально необходимых отчета: отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс. В них отражены разные показатели деятельности компании. В управленческом учете должна быть достаточная аналитичность: каналы продаж, товарные категории, трафик клиентов, средний чек, конверсия и т.д. Она рекомендует сравнивать полученные данные не только с планом, но и с предыдущим периодом, чтобы оценивать изменения в бизнесе. Показатели для анализа выбираются в зависимости от специфики бизнеса. Критерии аналитики должен задавать собственник, гендиректор или коммерческий директор.

— В УУ, среди прочих данных, важно отслеживать денежный поток по основной деятельности. Он должен быть положительный. Если бизнес генерирует отрицательный денежный поток, значит в нем не все хорошо. Это важнейший маркер, который раньше маркера прибыли показывает, что в вашем бизнесе что-то не так, — поясняет эксперт.

Она также рекомендует предпринимателям анализировать структуру своих затрат (доля ФОТ в выручке, аренда и т.д.), сравнивать ее с конкурентами.

— Фктически там, где управленческий учет внедряется полноценно, вся оргструктура компании перестраивается под стратегические цели, под них завязывается система мотивации — и эти компании получают существенный прирост по бизнесу, по рентабельности, — резюмирует Михаил Пясковский.

«Клуб Директоров» www.clubdirectors.ru завершил второй сезон работы и ушел на каникулы. Следующее заседание состоится 27 сентября 2018 года.

Фото: предоставлены PERSONAL Photo