Тренируем навык завершать дела

— Лика Игоревна, с чем связано поведение, когда человек не доводит начатое дело до конца? Можно ли приобрести обратный навык? Связана ли такая особенность с негативными ожиданиями?

— В нашем ежедневном поведении — выполнении разных дел, отдыхе, общении — участвует множество факторов, каждый из которых вносит свою лепту в то, как мы действуем.

То, с чего начинается любое занятие, — это мотивация. И если она низкая или ее нет вообще, деятельность, скорее всего, очень быстро выдохнется или вовсе ее не будет. Конечно, иногда нам приходится делать то, что мы не очень хотим или любим, но от нас того требуют. Казалось бы, внутренней мотивации здесь нет, так почему мы за это беремся? В данном случае есть особый стимул: заработать деньги, кому-нибудь понравиться, сделать так, чтобы тебя похвалили, и т. д.

Поэтому мотивация (хотя бы какая-то) нужна для того, чтобы деятельность началась. А затем следует процесс ее выполнения, и за то, как он будет идти, отвечает множество ситуативных и фундаментальных факторов. Например, нас может отвлечь какая-то мысль или эмоция, за которую зацепится ум, воспоминание о других делах, которые мы должны успеть завершить, или просто другой человек. Это ситуативные моменты, но за то, как сильно они на нас влияют и заставляют отвлекаться или бросать работу, отвечают более фундаментальные факторы.

В известном «зефирном эксперименте» было показано, что уже в очень раннем возрасте можно предсказать, продолжит ли человек деятельность в ожидании отложенного результата, тормозя свои импульсивные реакции, или нет. Вероятно, если бы он жил в непредсказуемой среде, ему было бы сложно просчитывать модели ситуаций, и он мог бы приучиться «хвататься» более быстрыми, пусть и менее эффективными решениями — в ожидании оперативного и простого способа с позитивным исходом (или же ради избегания более отсроченного и негативного итога).

Общий уровень стресса, эмоциональное состояние, наличие определенных личностных особенностей или психических расстройств, безусловно, тоже вносят свою лепту в то, как мы формируем цели (ждем ли успеха или поражения, хотим добиться похвалы или избежать наказания, адекватное ли количество времени закладываем на завершение дела, готовимся ли к реализации задачи, ставим ли реалистичные и выполнимые или же «идеальные» цели и др.). И как воплощаем их в жизнь: доделываем работу до поздней ночи или стараемся завершить ее пораньше, откладываем начало или приступаем к выполнению как можно скорее.

Получается, тренировка навыка завершения дел возможна, но сталкивается с рядом трудностей — и с ними разобраться будет не так просто. Тем не менее существуют общие инструменты, которые мы можем использовать в повседневной жизни, выполняя задачи более осознанно. Например, заранее или уже в процессе деятельности нам ничего не стоит продумать и записать, какие могут возникнуть препятствия, в формате «если, то». Например: «Если меня сегодня позовут гулять, то я откажусь, чтобы закончить работу».

Пока мы что-то делаем, мы можем сравнивать имеющийся результат с тем, которого ожидали достичь при постановке цели. Бесспорно, обстоятельства могут измениться. И тогда стоит переформулировать цель или сделать ее более специфичной. Например: «Я не просто буду бегать по вторникам, а буду делать это в 09:00 в парке в течение 20 минут». В целом мы можем более специфично сформулировать для себя желание, предполагаемый результат, возможные препятствия на пути к его достижению и более или менее детальный план — и возвращаться ко всем этим составляющим в процессе решения задач.

Внести ошибки в план

— Как справляться с прокрастинацией? И надо ли это делать? О чем она может сигнализировать?

— О техниках, что мы можем применять для достижения целей и профилактики прокрастинации, мы уже поговорили, но есть и некоторые другие сложные вещи, на них нам стоит обращать внимание. Желательно задать себе вопрос: «А что меня останавливает от начала выполнения или от завершения дела, боюсь ли я, что не справлюсь с задачей идеально и не достигну высокой планки, которую в мыслях мне поставило общество (а на самом деле я сам)?» Если это так, мы можем напомнить себе, что не ошибается только тот, кто ничего не делает. В принципе, нам даже позволительно внести ошибки в план, иными словами, заранее быть готовыми к тому, что они точно будут, особенно если речь идет о сложной задаче.

Также, помимо страха выполнить что-то неидеально, мы можем остерегаться тех последствий, которые последуют по завершению дела: «Если я его сделаю плохо, меня уволят. Если же слишком хорошо, то и того хуже — позавидуют и начнут мстить. А что если я начну все делать и доводить до конца? Ведь тогда мне станут меньше помогать, я взвалю всю ответственность на себя». Здесь мы касаемся более глубинных убеждений, страхов, с которыми сталкиваемся или которые стараемся обходить стороной.

И негативную роль играет только последнее — в этом случае установки управляют нами. Если мы подробнее разберемся в том, какие именно внутренние убеждения нас тормозят, управлять ими будем уже мы, причем даже сможем извлечь из них пользу. Например, стремление делать все идеально поможет нам выполнять задачи, как минимум, хорошо, предположение об увольнении из-за плохо выполненной работы — подготовиться к разным вариантам развития событий, а желание получать поддержку — приобрести умение работать в команде.

Если пойти дальше, иногда прокрастинация может говорить о том, что мы занимаемся не тем делом, в таком случае стоит более широким взглядом окинуть свою деятельность.

— Как организовать систему поощрений для достижения результатов? Как это работает?

— Система мотивации в идеале должна учитывать разные факторы, которые движут людьми при выполнении работы. Денежные стимулы затрагивают базовые пласты личности и соотносятся с желанием иметь ресурс выживания. Затем — ощущение собственной ценности. И только потом — желание доминировать.

Ощущение самоценности (а также необходимости получения внимания) может быть удовлетворено за счет неденежной мотивации, например грамот или наград.

Желание взаимозависимости, сплочения можно удовлетворить с помощью организации совместных мероприятий и более частых еженедельных групповых активностей. Тут, правда, стоит учесть, что для кого-то это награда, а для кого-то — мучение, и предложить право выбора участия.

Нельзя забывать, что многим людям при выполнении работы важно также ощущение, что они следуют своему призванию. И тогда мы можем говорить о таких поощрениях, как предложение выбрать свой путь в организации, выполнить сложную и нетривиальную задачу, взяться за новый проект.

— Скажите, почему человек часто загорается идеей, берется за дело засучив рукава, но интерес быстро пропадает?

— Все мы — сложные личности, и нами движет множество желаний и мотиваций, часто противоречивых. Стоит осознанно подходить к их идентификации (например: «Я действительно стремлюсь выполнить эту задачу, но и очень хочу посмотреть фильм») и распределять время для удовлетворения всех потребностей. Хотя бы в какой-то мере.

Возвращаясь к вопросу о постановке цели: стоит заранее реалистично подойти к количеству закладываемого на выполнение работы времени и возможных препятствий. Более того, при этом необходимо найти внутреннюю мотивацию и возвращаться к поиску в процессе деятельности.

Три всадника: гиперответственность, перфекционизм и многозадачность

— Восхваляемая эйчарами многозадачность — это хорошо или вредно?

— В данном случае все зависит от конкретного сотрудника. Стоит обсуждать с подчиненными как их возможность выполнять много разных заданий в целом, так и совмещение конкретных дел: порой одна «ненавистная» задача снижает мотивацию и для решения остальных.

— А как научиться грамотно возлагать ответственность не только на себя? С чем связана гиперответственность и недоверие к делегированию полномочий? Чем это грозит гиперответственному человеку?

— Нежелание делегировать выполнение задач может быть связано с разными факторами, начиная с экстраверсии/интроверсии (но переоценивать значение этой характеристики не стоит, так как она базовая) и заканчивая трудностями взаимодействия, глубинными проблемами с доверием.

Гиперответственность порой вызвана стремлением к идеалу, о чем мы говорили выше, и здесь также стоит вспомнить о неизбежности ошибок. И тогда проще допустить, что и другие люди, которым делегируют полномочия, будут их совершать. А ошибки всегда (почти всегда) можно исправить.

— Что лучше: разбить крупные цели на подцели, работать по квадрату/матрице Эйзенхауэра (срочно/важно — не срочно/важно — не важно/срочно — не срочно/не важно) или по SMART (цель должна быть проверена на конкретность, измеримость, достижимость, актуальность, ограниченность во времени)?

— Скажу так: все эти техники могут работать в зависимости как от количества и направленности задач, так и от личностных особенностей человека, который их выполняет.

«Меня терзают смутные сомнения»

— Тревожность, как черта характера, помогает в удержании контроля в делах, быть начеку и оперативно реагировать: правда или заблуждение?

— Скорее, речь может идти об уровне стресса, но в некоторых исследованиях действительно упоминается о таких эффектах. О чем бы мы ни говорили: о стрессе, тревожности, — их уровень должен быть оптимальным. При слишком высоких показателях их позитивные эффекты сходят на нет, а выполнение любой продуктивной деятельности становится крайне затруднительным.

— Пресловутый баланс работы и личной жизни (work-life balance), о котором давно и много говорят, — помощник в доведении дел до конца?

— Несомненно, да. Вернемся к тому, что мы сложные личности со множеством потребностей, каждую из которых стоит удовлетворять, поддерживая баланс в разных сферах жизни.

Материал предоставлен пресс-службой РНИМУ им. Н.И. Пирогова