Все люди – разные

Претензии крупных компаний, выделяющих работникам огромные оборудованные помещения, понять можно. Офисные столы различных форм, размеров, с ящиками и подставками удовлетворят самого придирчивого сотрудника. Все разнообразие такой мебели можно увидеть на сайте defo.ru. Но в небольших фирмах, где весь офис – двадцатиметровая комната, а помещаются в ней 6-7 человек, требование о поддержании порядка воспринимается как шутка: обычно и столы там собраны по принципу «что дешевле нашлось», и жизненного пространства маловато.

Кто-то поддерживает стремление к порядку, другие не понимают, что от них хотят. Характер и образ мыслей у всех разный. Рабочий процесс тоже вносит коррективы – топ-менеджер может обойтись ноутбуком и телефоном, а разработчик проекта вынужден ежедневно просматривать и исправлять огромное количество бумаг.

Английский психолог Лили Бернхаймер, специализирующаяся на проектировании рабочих пространств, определила связь состояния рабочего места и характера его обитателя.

• Рабочий беспорядок – присущ экстравертам, для которых важно общение и дружеская атмосфера. Из-за активности и занятости такой сотрудник не может выделить время для разбора документов и канцелярских принадлежностей. При этом сам он прекрасно знает, где и что лежит на столе.
• Мечта минималиста – рабочая поверхность идеально чиста, все разложено по папкам. Людям, соблюдающим образцовый порядок, присуща осторожность и дисциплинированность. Склонность к планированию и ответственность делают из них прекрасных исполнителей.
• Захватчики – пытаются заполнить вещами всю «свою» территорию и не против оккупировать кусочек чужой – повесить куртку на соседний стул, передвинуть вазу с конфетами поближе к соседу. Агрессивность и чувство собственности – качества, характерные для таких сотрудников.
• Работа – дом родной. Стол заставлен рамочками с личными фотографиями, косметикой, сувенирами и журналами. Такое отношение ясно говорит о том, что работник доволен условиями, выполняет обязанности с удовольствием, склонен к творчеству и обладает устойчивой психикой.
• Полный контроль – люди, не способные сидеть спиной к двери или другим сотрудникам. Они не желают общения на посторонние темы, не понимают коллективного творчества. Но свои обязанности выполняют выше всяких похвал. Даже будучи интровертами, такие сотрудники могут быть очень креативными.

Борьба за порядок

Нарекания и выговоры не приводят к желаемому эффекту. Система штрафов действует, но вызывает недоумение и недовольство сотрудников.

Руководители прибегают к нестандартным методам. В московском представительстве IBM сотрудники перед началом работы сдают личные вещи на хранение, а постоянных столов у них просто нет – занимается любое свободное место. «Мобильный офис» взяли на вооружение и другие компании.

Проблемой озадачилась и компания «Русал». Рабочая группа каждый день обходила офис и изымала документы, лежащие на столах, оставляя взамен «черную метку». Если меток больше десяти, провинившегося ждал серьезный разговор с начальством. В компании считают, что порядок способствует плодотворной работе, препятствует откладыванию дел «на завтра».

Как решить проблему?

Всегда найдутся люди, создающие хаос одним своим появлением, но базовые признаки рабочего места, способствующего порядку и плодотворной работе, неизменны:

• Специализация – рабочий стол должен соответствовать функциям сотрудника. Если обязанности связаны с большим документооборотом, то и поверхность должна быть внушительной, стеллажи с полками – под рукой, ящики или тумбы – вместительными. Если сотрудник работает с интернетом, не ведет записей, стол может быть небольшим, но адаптированным под компьютерную технику. Работодатели совершают ошибку, наполняя офисы одинаковыми столами, ориентируясь на красоту и соответствие цвету стен, не думая о планировании рабочего процесса.
• Удобство – речь не о комфортных креслах, хотя и они лишними не будут. У загруженного работника все необходимое должно быть под рукой, без необходимости идти за документом. В противном случае – бумаги будут оседать на столе.
• Разграничение зон – чтобы люди не мешали друг другу. Постоянные телефонные переговоры и прием заказчиков серьезно мешают специалистам, от которых требуется концентрация внимания. Задачи откладываются, документация копится, на монитор вешаются стикеры.