С 1 сентября в Новосибирской области, как и по всей России, участники логистических цепочек (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы) обязаны перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД). Теперь вся сопроводительная документация будет оформляться и передаваться исключительно в цифровом виде, с использованием электронных подписей и фиксацией в государственной системе. Бумажные носители перестают быть основным юридическим подтверждением сделки.
Какие документы переходят в «цифру» с 1 сентября
Список документов для перевода в электронный формат постоянно расширяется. На данном этапе для наземных перевозок это транспортные накладные (ЭТрН), заявки и заказы на перевозку, поручения экспедитору, а также экспедиторские и складские расписки. Для авиационных и железнодорожных перевозок вводятся соответствующие электронные грузовые накладные.
Исключения составляют ситуации, когда компания транспортирует свои товары собственным транспортом, не привлекая внешнего перевозчика. Для внутреннего перемещения между объектами одной организации, самовывоза или части курьерских доставок оформлять ЭПД не обязательно.
Что нужно успеть сделать до вступления закона в силу
Главное — подготовить электронные подписи. Если документ подписывает руководитель, бухгалтер должен использовать именно его сертификат. Если ставить подпись будет логист или водитель, потребуется квалифицированная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая его полномочия.
Как это будет работать на практике
Цепочка начинается с отправителя: он формирует документ в учетной системе или интерфейсе оператора, проверяет состав груза, реквизиты сторон и условия перевозки, после чего подписывает документ. Приняв груз, перевозчик подтверждает это своей подписью на соответствующем титуле. Когда груз поступает получателю, тот оформляет электронную приемку, при наличии расхождений фиксирует замечания и закрывает документ.
Плюсы и минусы для бизнеса
Новшества требуют дополнительных расходов: оплата сервиса оператора ЭДО, доработка учетных систем, выпуск и продление электронных подписей, а также обучение персонала. Однако после настройки системы нагрузка на бюджет снижается. Бизнес экономит на печати, курьерской доставке и хранении бумаг. Кроме того, ускоряется оборот документов и снижается количество ошибок и спорных ситуаций, которые влекут за собой дополнительные издержки.
Ранее редакция сообщала о том, что новосибирские предприниматели все чаще сталкиваются с отказами в возмещении НДС.
