В первом тренинге «Фабрика офисных процессов» приняли участие руководители и сотрудники четырех предприятий: «Геркулес-Сибирь», «УК Теплодар», «Нео-Пак» и «Метаком». На новом тренинге инструменты бережливого производства помогут сотрудникам анализировать потребности клиентов и заявителей, эффективнее работать с документами, выстраивать систему оперативного управления в офисе.

Тренинг проходит в форме деловой игры, участники которой работают с заявками, договорами, учатся сокращать время на обработку и согласование документов, устранять потери в офисной деятельности, видеть возможную цифровую трансформацию процессов.

Примером для обучения выбран процесс закупки клиентом оборудования для газораспределительных систем. За время тренинга участники проживают четыре рабочих дня. Первый день – сотрудники компании сталкиваются с нелогичностью процесса, с максимальным количеством проблем и потерь, затем в течение второго и третьего дней стараются устранять потери, улучшить процессы, перераспределить обязанности, ищут точки роста, используя бережливое производство.

«После третьего раунда мы уже оцениваем процесс на цифровую зрелость, а это следующий этап развития компании. Инструменты бережливого производства позволяют выстроить логику процесса, устранить хаос в процессах и только после этого участники понимают, что надо расти дальше и переходить на цифровые решения. Сегодня четвертый раунд показал, что можно обрабатывать заявки за 1,5 минуты и даже быстрее, в то время как во втором раунде заявка обрабатывалась 8 минут, а в третьем – 2,5 минуты. При этом с помощью цифровых технологий участники смогли устранить ряд проблем, которые невозможно было решить ранее», – говорит старший руководитель проекта – тренер РЦК Полина Коленченко.

«Сегодняшняя «Фабрика офисных процессов» показывает задел, где можно поработать над сокращением времени протекания процессов, оптимизацией, документами. Мы на предприятии уже запустили процесс картирования одного офисного процесса, все просчитали, разработали план мероприятий и начали внедрять электронный документооборот. Сейчас начнем оптимизировать основные процессы – у нас их три, затем перейдем к вспомогательным», – рассказала исполнительный директор ООО «УК Теплодар» Юлия Полынцева.

Предприятия, вошедшие в нацпроект, проходят тренинг «Фабрика офисных процессов» бесплатно. В будущем планируется интегрировать офисный процесс с производственным: «Фабрика офисных процессов» будет запускать изготовление газовых узлов на «Фабрике Процессов» с последующей отгрузкой изделий клиенту.